Küresel tüccarlar için önemli bir bileşen olan doğru gümrük komisyoncusunu seçmek ve entegre etmek

Şirketiniz farklı ülkelere ihracat mı yapıyor ve ekibiniz tüm yerel gümrük düzenlemelerine uyum sağlamakta zorlanıyor mu?

Gümrük kanunları yerel gümrük müşavirleri olmadan idareyi neredeyse imkansız hale getiren ülkelerle mi ticaret yapıyorsunuz? Yoksa ithal ettiğiniz veya ihraç ettiğiniz malların hacmi, kendi gümrük departmanınızı haklı çıkarmayacak kadar mı küçük? O zaman bu zorluğun üstesinden gelmek için iki seçeneğiniz var: Ticaret ortaklarınızla, gümrük işlemlerini kendi taraflarında halletmelerini zorunlu kılan incoterms anlaşmaları yapabilirsiniz. Veya gümrük formalitelerini sizin adınıza yönetmesi için bir gümrük komisyoncusu kiralayabilirsiniz.

Müşteriler genellikle gümrükten geçmiş malları almakta ısrar ettiğinden, ilk alternatif her zaman mümkün değildir. İkinci seçenek olan bir gümrük komisyoncusuna dış kaynak kullanmak, yabancı bir iş ortağıyla ticaret yaparken gümrük süreçleri hakkında özel bilgiye sahip olmanıza gerek olmadığı ve kendinizi birçok idari işten kurtardığınız anlamına gelir. Ancak gümrük yönetimi asla "gözden ırak, akıldan ırak" bir konu olamaz.

Çünkü beyanın doğruluğunun sağlanmasından gümrük komisyoncusu değil, beyanı veren şirket sorumludur. Ve birçok ülkede gümrük beyannamelerinde yanlış bilgi vermek suçtur. Dolayısıyla gümrük yönetiminden sorumlu olan hiç kimse, gümrük komisyoncusunun nasıl çalıştığını umursamamayı göze alamaz.

Peki gümrük komisyoncusu seçmenin temel unsurları nelerdir? Dikkate alınması gereken bir dizi soru vardır:

Öncelikle komisyoncu şirketiniz ve sektörünüzle ilgili uzmanlığa sahip mi? Sektör derneklerinden ya da yabancı ticaret odalarından referansları var mı? Kendi kalifiye personelini mi kullanıyorlar yoksa bir taşeron ağıyla mı çalışıyorlar? Gümrük yetkilileriyle gerekli temasları var mı?

İkincisi gümrük müşavirini şirket içi süreçlerinize nasıl entegre edeceksiniz? Gümrük beyannamesi için gerekli bilgi ve belgeleri nasıl ileteceksiniz? Yanıtları nasıl alacaksınız ve gümrük komisyoncusu kayıtlarınız için veri ve belgeleri size nasıl sağlayacak?

Üçüncüsü, gümrük komisyoncusunun performansını nasıl değerlendirmeyi planlıyorsunuz, ne kadar hızlılar ve gümrük beyannameleri belge ve talimatlarınıza uygun mu? Yanlış beyanlar nedeniyle ne sıklıkta gümrük idaresine şikayette bulunacaksınız veya cezalarla karşılaşacaksınız?

Gümrüklemenin sadece malların gümrükten hızlı bir şekilde geçmesi anlamına gelmediğini, aynı zamanda işinizi küresel pazarlarda daha rekabetçi hale getirmek için gümrük vergilerini optimize etmekle de ilgili olduğunu unutmamak önemlidir. Bir gümrük komisyoncusu ile ilişkinizin yürüyüp yürümeyeceğini belirleyen bir diğer faktör, günlük etkileşimlerinizin ne kadar verimli olduğudur.

Kendi bünyesinde gümrük ekipleri bulunan çoğu şirketin gümrük yetkililerinin BT sistemleriyle doğrudan bağlantısı olmasına rağmen, gümrük komisyoncuları için bu durum çok nadirdir. Komisyoncularla iletişim kurarken dijital bilgi akışında neredeyse her zaman boşluklar olur. Gönderici genellikle gümrük komisyoncusuna, gümrük işlemlerine ilişkin talimatlar ve gerekli belgeler ekinde yer alan bir e-posta gönderir. Komisyoncuların veri giriş görevlileri daha sonra gümrük beyannamesini oluşturmak için bu verileri kendi sistemlerine manuel olarak giriyor. Bu nispeten emek yoğundur ve hataya açıktır.

Gümrük komisyoncularını doğrudan müşterilerinin BT sistemlerine bağlamak, çok daha akıcı bir süreç sağlayacaktır. Müşterilerin talimatları ile komisyoncuların beyanları arasındaki otomatik senkronizasyon, herhangi bir tutarsızlığın belirlenmesini ve analiz edilmesini mümkün kılacak ve ayrıca doğru kayıtların arşivlenmesini sağlayacaktır. Günümüzde etkin gümrük yönetimi, gerçek anlamda gümrük komisyoncuları ve müşterileri arasındaki entegre BT'ye bağlıdır. Gümrük süreçlerini hızlandırmanın yanı sıra, ithalatçı ve ihracatçıların hizmet sağlayıcıları tarafından yapılan hatalardan kaynaklanan sorumluluk risklerini de büyük ölçüde azaltacaktır.